Van kennis naar verandering

Onderzoeken met impact
Van nieuwe kennis naar organisatieverandering

Na vier jaar nadert het onderzoeksprogramma Responsive Innovations zijn einde, met mooie wetenschappelijke resultaten. Er zijn papers opgeleverd en diverse PhD’s zijn druk aan het schrijven aan hun dissertatie. Wat leverde dit onderzoeksprogramma op voor de NGinfra partners? NGinfra’s wetenschapsdirecteur Wijnand Veeneman maakte een rondje langs de velden.

Veeneman voerde de gesprekken volgens een vaste structuur. Allereerst vroeg hij zijn gesprekspartners uit de infra-organisaties of en welke nieuwe kennis zij hebben opgedaan. Vervolgens vroeg hij of dankzij die kennis nu werkzaamheden anders worden aangepakt of uitgevoerd. Als laatste kwam de impact op de organisatie als geheel aan de orde. “Dat is een complexe vraag”, constateert Veeneman. “Impact zit op een hoog abstractieniveau en is niet altijd gemakkelijk te grijpen of te omschrijven. Impact is ook niet iets dat je vandaag implementeert en dat morgen wordt uitgevoerd. Impact is het resultaat van een lang proces.
Eén van de dingen die we hebben geleerd, zowel onderzoekers als hun contactpersonen in de infra-organisaties: het vergt voortdurende aandacht en inzet om impact te realiseren. Bij het ene onderzoek ging dat beter dan bij het andere. Daarnaast heeft corona iedereen parten gespeeld. Het samen op de werkvloer zijn was er niet meer bij, terwijl dat juist zo belangrijk is. Impact maak je samen, dat is iets dat zeker is.”

Kennis delen en ontwikkelen
De consortiumbijeenkomsten van Longa Via staan met stip op 1 als je de partnerorganisaties vraagt waar zij veel kennis hebben opgehaald. Rian Kloosterman van Vitens vat het mooi samen: “Longa Via trok ons uit ons kokertje.” Daan Rutten van Alliander zegt veel te hebben geleerd van het gezamenlijk zoeken naar overeenkomsten tussen de infrabedrijven. “Door samen met andere bedrijven die deelnamen aan Longa Via te zoeken naar focus, leerde ik hen beter en dieper kennen.”
Giel Jurgens van Havenbedrijf Rotterdam is erg te spreken over de informele manier van kennis delen met onderzoekers die bij het Havenbedrijf hun werkplek hadden. “Voor corona los barstte, zat Tom Aben, PhD bij Longa Via, wekelijks twee dagen hier op kantoor. Dat is dé manier om mensen te leren kennen en gevoel te krijgen bij wat het Havenbedrijf doet. Bij de koffieautomaat en tijdens de lunch vinden heel waardevolle gesprekken plaats.” Maria Angenent van Rijkswaterstaat constateert vanuit haar ervaring dat het cruciaal is dat zowel onderzoekers als hun contactpersonen in het bedrijf zich actief opstellen. “Je bent er niet met het regelen van een werkplek en een toegangspasje.”
Ook het onderzoek RITRI wordt veel genoemd als het gaat over kennisdeling. Ben Lambregts van Alliander denkt met plezier terug aan de gesprekken die ten grondslag lagen aan de scenariostudies van PhD Robin Neef. “Die gesprekken maakten voor mij duidelijk wat de infrabedrijven weten van elkaar en hoe zij denken over elkaar. Ik verwacht dat we elkaar naar de toekomst meer vasthouden”, aldus Lambregts. Arjen Zoeteman was bij ProRail één van de mensen die met en voor Robin Neef sessies organiseerde voor het scenario-onderzoek. “Robin keek nog veel verder vooruit dan wij bij ProRail doen als we het hebben over de lange termijn”, blikt Zoeteman terug. “Ik vond het knap hoe hij over zo’n lange termijn bijvoorbeeld een visie op samenwerking tussen infrabeheerders kon formuleren. Wat hij zei, sloeg aan.” Dat geldt ook voor Vitens. Rian Kloosterman: “Formeel deed Vitens niet mee aan het RITRI onderzoek; ik leerde Robin Neef kennen in het themacenter Toekomst Verkennen. Robin heeft nieuwe ideeën over hoe je een visie kunt ontwikkelen en daar hebben we bij Vitens veel aan gehad.”.
Ook Giel Jurgens heeft als lid van het themacenter Beschikbaarheid het één en ander meegekregen van diverse onderzoeken. “Enkele onderzoekers kwamen vooral daar om hun kennis te delen en op te halen. Dat kan, maar dan mis je wel het gesprek in- en de connectie met de bedrijven zelf.”

Van kennis naar andere aanpak
De vraag of de aanpak van concrete werkzaamheden is gewijzigd op basis van opgedane kennis uit wetenschappelijk onderzoek is lastiger te beantwoorden. Ben Lambregts en Martijn Jonker vinden dat Alliander zich anders opstelt dan voorheen. “We zijn opener geworden. Longa Via heeft ervoor gezorgd dat we een andere houding hebben ten opzichte van data delen. We willen andere partijen helpen.”
Voor Havenbedrijf Rotterdam noemt Giel Jurgens als meest in het oog springende verandering dat de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer een expliciete plek in assetmanagementcontracten heeft gekregen. “Tom Aben kwam precies op het juiste moment binnen; mijn collega’s van de afdeling Asset Management Infra waren al bezig met het omvormen van contracten. Die hadden niet door dat ze iets heel innovatiefs wilden; zij wilden gewoon een handiger contract. Tom kon er prachtig op inspringen en er ontstond een waardevolle wisselwerking met als resultaat een betere contractvorm waarmee we nu werken.”
PhD Brenda Espinosa (Longa Via) heeft de dataparagraaf in de contracten van Rijkswaterstaat getoetst en er is van gedachten gewisseld over data-eigenaarschap. Het toetsen en de gedachtewisseling vormden de aanleiding om contracten breder te willen aanpassen. Maria Angenent waardeert de goede wisselwerking met Espinosa. “Het kwam precies op het juiste moment.”
Bij Vitens heeft Longa Via nog niet geleid tot een andere aanpak. “Maar we weten wel dat we er iets mee moeten en het staat op de agenda”, aldus Rian Kloosterman. Het onderzoek RITRI daarentegen heeft wel geleid tot een andere aanpak voor visie-ontwikkeling. “En dat terwijl we niet eens meededen aan dat onderzoek”, vertelt Kloosterman. “We hadden graag met Robin verder willen werken aan onze nieuwe bedrijfsvisie, maar die kon het qua tijd niet inpassen. Robins input heeft de basis bij ons gelegd en onderzoeksbureau DRIFT van de Erasmusuniversiteit heeft ons verder begeleid.”
Arjen Zoeteman merkt op dat het niet altijd gemakkelijk was om van kennis naar nieuwe aanpak te komen. “De soms abstracte lange termijn visie, die Robin Neef bij ProRail presenteerde en waarvan we echt onder de indruk zijn, is voor ons moeilijk concreet te verwerken in lopende programma’s en portfolio’s. Het leidt wel tot nuttige inzichten om af te stemmen met andere alliantiepartners als bijvoorbeeld Rijkswaterstaat en ook met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Denk aan het afstemmen van vervangingen op plekken waar de infra elkaar fysiek tegenkomt. Zo’n praktische toepassing/vervolg zou eerst meer aandacht nodig hebben.”
Ook Giel Jurgens heeft niet de indruk dat het Havenbedrijf dingen anders is gaan doen met het RITRI onderzoek in de hand. “Ik ben bang dat de toekomstscenario’s die Robin heeft ontwikkeld bij ons nog niet zijn geland. En ik denk dat dat ook bij NGinfra niet het geval is; tot mijn verbazing ging NGinfra ineens gesprekken organiseren over de scenario’s van Planbureau voor de Leefomgeving. Waarom niet over de RITRI scenario’s?”

Onderzoek met impact?
Kijkend op bedrijfsniveau is er zeker impact te bespeuren van de onderzoeken. Zo noemt Martijn Jonker dat Alliander anders kijkt naar de markt. “We namen altijd aan dat als wij denken dat ‘de markt’ iets doet, het daar ook gebeurt. Nu kijken we veel kritischer. Gebeurt het echt op de markt? Ligt daar de verantwoordelijkheid? Of toch niet?” Het onderzoek van Tom Aben naar de smart meter leverde het inzicht op de beoogde baten (voor onder meer energiebesparing en slim netbeheer) niet ten volle worden gerealiseerd. Het onderzoek bracht dit goed in beeld en is inmiddels ook ter kennis gebracht aan het ministerie van Economische Zaken en de Autoriteit Consument en Markt. “Een mooi extraatje”, vinden ze bij Alliander, al is nog onduidelijk waar dit toe leidt.
De impact van Longa Via op het contractmanagement bij het Havenbedrijf is duidelijk, vindt Giel Jurgens. “De nieuwe contractvorm wordt nu nog beperkt toegepast en we kijken of die ook toepasbaar is voor andere soorten contracten.” Maria Angenent herkent impact van de dataparagraaf op contracten. “Die vormt een belangrijke stap op weg naar datagedreven onderhoudscontracten.”
Van het onderzoek DtoMii is de impact nog niet herkenbaar en diverse gesprekpartners geven aan heel benieuwd te zijn naar de onderzoeksresultaten. Ben Lambregts: “Ik heb me nooit zo gerealiseerd dat er verschil is tussen risicobeheersing en het omgaan met onzekerheden. Alliander maakt voor alle projecten een inschatting van risico’s en een beheersplan. Inmiddels weet ik dat er naast risico’s waarop je kunt anticiperen er toch nog dingen kunnen gebeuren waar je niet op had gerekend. Ik hoop dat het onderzoek van DtoMii PhD Oddrun Røsok aanbevelingen oplevert over hoe je als organisatie omgaat met je omgeving en communiceert met je relaties als er iets totaal onverwachts gebeurt. Zodat we kunnen sturen of in ieder geval inspelen op de effecten van zo’n onverwachte gebeurtenis.”

 Dit artikel is niet compleet. Niet alle onderzoeken komen aan de orde en door omstandigheden heeft het ‘impactgesprek’ met Schiphol nog niet plaatsgevonden. In NGinfraMagazine #4-2021 staat een interview met PhD Maryam Rikthegar Nezami en Arjan Bieshaar van Schiphol. Hierbij enkele passages uit dat artikel, die een indruk geven van de impact van dit onderzoek in het project Multi Knooppunt Schiphol, onderdeel van het project DataStreams.

Over de tool die Rikthegar Nezami ontwikkelde voor het beoordelen van samenwerking:
“Ik gun ieder project, waarbij verschillende partijen met verschillende belangen een rol spelen, zo’n tool en een Chief Collaboration Officer”, zegt Bieshaar. “We hebben te maken met veel technische professionals met veel inhoudelijke kennis. Af en toe kunnen de emoties hoog oplopen, of heb je de neiging om te escaleren naar hoger management om toch een besluit te krijgen. Dan heb je al een patstelling in je project verkregen. Door uitgangspunten voor de samenwerking vooraf met elkaar te delen, kun je veel meer binnen het project oplossen. Je toetst namelijk een zienswijze van een van de partijen aan de gezamenlijke uitgangspunten. Overigens, kun je er dan nog steeds op uitkomen dat je een besluit moet voorleggen aan hoger management, maar dat is niet erg.” (…)
Bieshaar constateert dat de wil tot samenwerking verschillende lagen heeft. “Van individu tot aan de projectgroep en zelfs tot aan het bedrijf. We begonnen in het MKS-project maar gewoonweg eens met elkaar te leren kennen. (…)”

Maar dat vertrouwen de sleutel is tot samenwerking en het delen van data is volgens Bieshaar maar al te duidelijk. “Het klinkt logisch, maar dat je daar structureel tijd voor moet vrijmaken, is wel een eye opener. Onderschat dit niet.”