Digitale transformatie en het uitbesteden van onderhoud:
hoe beheers je samen met je aannemer grote hoeveelheden onderhoudsdata?

Auteur: Tom Aben
Dit artikel is eerder verschenen in NGinfraMagazine nr 1 2021

De digitale transformatie van onze wereld is in volle gang. Aangejaagd door technologische oplossingen zoals slimme sensoren, IoTs en big data analytics komt er steeds meer data en informatie beschikbaar waarmee beter geïnformeerde beslissingen genomen kunnen worden. Deze toename maakt organisaties en hun bedrijfsprocessen ‘slimmer’ en heeft onder andere geleid tot de introductie van het ‘smart maintenance’ concept waarmee organisaties het onderhoud van hun (belangrijkste) assets efficiënter kunnen uitvoeren. Maar kunnen infrastructuurbeheerders hiervan profiteren?

De infrastructuurbeheerders in Nederland besteden, over het algemeen, het onderhoud van hun assets voor het grootste deel uit aan gespecialiseerde onderhoudsaannemers. Om daadwerkelijk te kunnen profiteren van de digitale transformatie dienen de infrastructuurbeheerders echter samen te werken met hun aannemers om smart maintenance te kunnen realiseren. Een belangrijke opgave is om uit de steeds grotere hoeveelheden data die beschikbaar komen de juiste data te verzamelen en vervolgens te transformeren tot bruikbare informatie, en deze processen over organisatiegrenzen heen te organiseren. Indien deze informatieverwerkingsprocessen (verzamelen van data en transformeren van data tot informatie) niet effectief uitgevoerd worden, krijgen organisaties in toenemende mate te maken met ontbrekende of ongestructureerde informatie: de informatie asymmetrie –het verschil tussen de informatie die beschikbaar is en de informatie die organisaties nodig hebben om bijvoorbeeld beslissingen te nemen over onderhoud– wordt steeds groter.

Informatie asymmetrie omvat twee elementen:

  • Ontbrekende informatie: de benodigde data is niet beschikbaar of niet toegankelijk voor de organisatie die er behoefte aan heeft (bijvoorbeeld: de data ligt bij derden).
  • Ongestructureerde informatie: de (door derden of zelf-) verzamelde informatie is nog niet voldoende gestructureerd waardoor men er niet mee tot inzichten kan komen.

Door meer te investeren in het verzamelen van of het toegang krijgen tot data kan men het probleem van ontbrekende informatie tenietdoen. Wanneer men te maken heeft met ongestructureerde informatie is het belangrijk om te investeren in data-analyse capaciteit en competenties, zodat men beter in staat is data te transformeren tot gestructureerde informatie. Samen zorgen deze twee investeringen ervoor dat de informatie asymmetrie verlaagd kan worden.
Wanneer de informatieverwerkingsactiviteiten verspreid over verschillende organisaties plaatsvinden moeten hier goede afspraken over gemaakt worden, waarop vervolgens gestuurd wordt middels zowel contractuele als relationele mechanismen. Hoe kunnen contractuele en relationele mechanismen worden ingezet om informatieverwerking te bevorderen en ondersteunen? Om hier meer inzicht in te krijgen hebben we een onderzoek uitgevoerd bij twee Nederlandse infrastructuurbeheerders die volop te maken hebben met de digitalisatie van hun onderhoudsprocessen: Rijkswaterstaat en ProRail. Waar Rijkswaterstaat voornamelijk bezig was met pilots ten behoeve van slimmer onderhoud ten tijde van ons onderzoek, was ProRail al met een landelijk project bezig waar men middels een DataLab data over het netwerk en de bijbehorende assets verwerkt tot bruikbare informatie.

Voor dit onderzoek hebben we bij beide organisaties naar een aantal lopende samenwerkingen tussen de infrastructuurbeheerders en hun onderhoudsaannemers gekeken. Bij Rijkswaterstaat hebben we ons gericht op samenwerkingen in districten waarin een pilot liep op het gebied van slimmer onderhoud en beheer van sluizencomplexen en gemalen. Bij ProRail is gekozen voor een focus op de samenwerkingen in contractgebieden die een vergelijkbare geografie hadden als de districten van Rijkswaterstaat. Terwijl we binnen de twee organisaties weinig verschillen vonden tussen de onderzochte samenwerkingen, waren er wel grote verschillen wanneer Rijkswaterstaat als geheel werd vergeleken met ProRail.

Bij Rijkswaterstaat zagen we dat de nodige informatie nog deels ontbreekt, ondanks de expliciete afspraak dat aannemers alle data betreffende het onderhoud moeten delen. De contracten specificeerden echter niet duidelijk om welke data het dan precies gaat. Dient een aannemer bijvoorbeeld in een rapport de specifieke stappen te beschrijven die ondernomen zijn om het onderhoud uit te voeren of is de vermelding “is gedaan” voldoende? De bonus/malus regelingen bleken ook niet effectief: voor aannemers bleek de boete vaak niet op te wegen tegen de inspanningen van het verzamelen van data en het delen ervan met Rijkswaterstaat. Wat betreft het transformeren van data zien we een positiever beeld. In het contract worden enkele basale afspraken gemaakt (bijvoorbeeld het organiseren van een regelmatig overleg), die een soort kader vormen waarbinnen de gezamenlijke transformatieactiviteiten plaatsvinden. Door een gezamenlijk doel op te stellen en open communicatie in te zetten zorgt Rijkswaterstaat ervoor dat aannemers binnen een dergelijk overleg gemotiveerd worden om mee te denken over welke data het beste getransformeerd kan worden en op welke manier.

We zien dat binnen ProRail ook gebruik wordt gemaakt van contractuele afspraken om toegang tot de benodigde informatie te krijgen. Door duidelijk te specificeren waar deze informatie aan dient te voldoen krijgt ProRail daadwerkelijk toegang tot de benodigde informatie. Hoewel deze strakke contractuele afspraken ProRail helpen toegang te krijgen tot de benodigde informatie dwingt deze strikte controle ProRail ook om deze afspraken consequent te handhaven. De afspraken focussen op de behoefte van ProRail en niet op een mogelijke gezamenlijke behoefte, waardoor het delen van data als een verplichting voelt voor aannemers die alleen waarde voor ProRail creëert. Ook bij de transformatieactiviteiten leunt ProRail voornamelijk op contractuele afspraken die specifieke transformatietaken voor aannemers voorschrijven. Er zijn echter weinig gezamenlijke transformatieactiviteiten gedefinieerd, waardoor de aannemer buiten de gedefinieerde taken niet gemotiveerd is om bij te dragen aan het transformeren van data.  Bovendien is het nodige wantrouwen te bespeuren tussen beide partijen over de juistheid van getransformeerde data die aangeleverd wordt door de aannemer.

Als we de bevindingen vergelijken, kunnen we concluderen dat Rijkswaterstaat door de sterke focus op relationele mechanismen ervoor heeft kunnen zorgen dat hun transformatieactiviteiten op een effectieve manier gecoördineerd worden binnen de samenwerkingen met de aannemers. Rijkswaterstaat heeft echter wel te maken met ontbrekende informatie door de ineffectieve manier waarop zij contractuele afspraken uitnutten. ProRail daarentegen blijkt door hun effectieve contractuele afspraken juist goed in staat te zijn data binnen te halen. Voor het transformeren van data lijkt deze aanpak echter niet voldoende.

Op basis van deze inzichten kunnen we concluderen dat contractuele en relationele mechanismen de twee informatieverwerkingsprocessen op verschillende manieren beïnvloeden. Om de juiste en benodigde informatie te bemachtigen is het belangrijk om als infrastructuurbeheerder een regierol aan te nemen door middel van duidelijke contractuele afspraken die ook opgevolgd worden. De relationele mechanismen spelen hierbij een ondersteunende rol door een extra dimensie te geven aan de ‘harde’ afspraken en om vertrouwen te creëren. Voor het transformeren van informatie is juist een coördinerende rol van de infrastructuurbeheerders vereist. Deze rol kan worden gerealiseerd aan de hand van relationele mechanismen zoals het opzetten en nastreven van een gezamenlijk doel met open communicatie tussen de samenwerkende partijen. Contractuele mechanismen spelen hier een kleinere rol en zijn vooral nodig om de kaders van de samenwerking aan te geven.

Lees ook https://www.nginfra.nl/nieuws/van-wie-zijn-data-eigenlijk/

Over LONGA VIA

LONGA VIA (acroniem voor Legal & Organizational Network & Governance Aspects of (data-driven) innoVations in Infrastructure mAnagement) is een onderzoeksproject dat de barrières voor implementatie van DDI in de infrastructuursectoren onderzoekt, waarbij hoofdzakelijk wordt gekeken naar de organisatorische en juridische aspecten. Het project betreft twee parallelle promotietrajecten aan Tilburg University, gefinancierd vanuit het programma ‘Responsive Innovations’ van NGinfra en NWO. Het onderzoek naar inter-organisatorische belemmeringen wordt uitgevoerd door Tom Aben, MSc, onder begeleiding van Prof.dr. Henk Akkermans en Dr.ir. Wendy van der Valk (Tilburg School of Economics & Management). Het onderzoek naar juridische belemmeringen wordt uitgevoerd door Brenda Espinosa, LLM, onder begeleiding van Prof.dr. Saskia Lavrijssen (tevens projectleider) en Prof.dr. Martijn Groenleer (Tilburg Law School). De infrastructuurbeheerders die deelnemen aan dit project zijn: Rijkswaterstaat, ProRail, Havenbedrijf Rotterdam, Vitens en Alliander.

Terug naar overzicht