Onderzoek bij Schiphol pleit voor Chief Collaboration Officer
Data delen tussen infrapartijen gebeurt allerminst vanzelf. “Je moet eigenlijk eerst uitgangspunten voor de samenwerking hebben, voordat je data kunt en wilt delen”, zegt PhD-onderzoeker Maryam Rikhtegar Nezami van de TU Delft. Dat beaamt Arjan Bieshaar, Manager Projecten bij de Schiphol Group. “Die uitgangspunten zijn o zo belangrijk.”
Maar eerst: waar komt het onderzoek van Nezami vandaan? De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek en NGinfra sloegen in 2017 de handen ineen voor het uitgebreide onderzoeksprogramma Responsive Innovations. Dat zijn zes verschillende onderzoeksprojecten die moeten bijdragen aan de toekomst van de Nederlandse infrastructuur. Eén van de projecten is het Data Streams-onderzoek van Nezami. Zij deed verkennend onderzoek naar het data delen tussen infrapartijen. “Dat bleek niet zonder slag of stoot te kunnen”, aldus Nezami.
‘De kwaliteit van de data is minder als je geen uitgangspunten voor de samenwerking hebt’
“Probleem is vaak dat er geen kader is voor de samenwerking en dat daardoor data delen moeilijk wordt. Daarnaast is de kwaliteit van de data minder als je geen uitgangspunten voor de samenwerking hebt. Je moet eerst structureel werken aan vertrouwen en zorgen dat je gezamenlijke uitgangspunten hebt voor partijen betrokken bij het project. En het is verstandig om iemand te hebben, los van de inhoud, die de uitgangspunten van de samenwerking bewaakt. Noem het een Chief Collaboration Officer.”
Multimodale Knoop Schiphol
Nezami haalde die inzichten uit haar bijdrage aan het MKS-project. Ze werd toegevoegd als één van de projectleden. Bieshaar: “Reizigers kunnen in de toekomst gebruik maken van een verbeterd Plaza, bij het trein- en busstation op onze luchthaven. We noemen dat de Multimodale Knoop Schiphol, MKS dus. Het stationsgebied krijgt meer capaciteit, hogere veiligheid en een verbeterde kwaliteit. Het station wordt overzichtelijker en we maken de looproutes voor reizigers logischer. Om dat alles mogelijk te maken hebben we zes partijen aan boord die samenwerken. De valkuil is dan dat we allen hard aan de slag gaan om de MKS te realiseren, zonder voldoende rekening te houden met elkaars wensen en belangen. Dan heb je kans dat je in het project vaker met elkaar in de clinch ligt of dat je vaker moet escaleren om een beslissingen te forceren, terwijl er meer mogelijkheden zijn om verschillen van inzichten in het project op te lossen. En dat forceren voelt vervolgens dan ook niet lekker.” In het MKS-project pakten Nezami en Bieshaar het anders aan. Nezami werd als action researcher zoals dat heet toegevoegd aan het project als een soort Chief Collaboration Officer.
Openstaan voor samenwerking
Nezami inventariseerde de uitgangspunten, belangen en wensen voor de samenwerking. Wat verwachten partijen van de samenwerking? Waar liggen de gezamenlijke punten? “Om goed samen te werken en data te willen delen, is het belangrijk dat de partijen elkaar kennen, elkaars belangen snappen en gebruik willen maken van elkaars kennis. Gaandeweg kwam ik op drie elementen die cruciaal zijn voor de samenwerking: openstaan voor samenwerking, het kweken van onderling vertrouwen en het structureel inbouwen van communicatiemomenten tussen de partijen. Die elementen klinken als een open deur, maar je kunt deze elementen dus meenemen in een raamwerk en in de gaten houden. Mocht het spannend worden of je wijkt af van de uitgangspunten in de samenwerking die je hebt afgesproken, dan kom je daarop terug.” En dat is precies wat Nezami deed in het MKS-project als het spannend werd. “Waarbij we er wel eens op uitkwamen dat we de samenwerkingsspelregels moesten aanpassen. Dat is geen probleem, als over de uitgangspunten maar overeenstemming is en partijen er echt achter staan.”
Beoordelingstool
Nezami komt nog met soort guideline voor samenwerking. “Daarin leg ik uit tegen welke uitdagingen je kunt aanlopen en met welke oplossingen je dan kunt proberen vraagstukken over de samenwerking op te lossen.” Ook ligt er een soort beoordelingstool voor samenwerkingsverbanden: “Waarmee je uiteindelijk kunt beoordelen of en in hoeverre een samenwerking is verbeterd. En waarmee je dus evaluatiemomenten kunt inbouwen. Of, als het spannend wordt in een project, een stap terug kunt zetten en kunt uitzoomen. Wat waren onze uitgangspunten ook alweer?”
‘Door uitgangspunten voor samenwerking vooraf te delen, kun je veel meer binnen het project oplossen.’
“Ik gun ieder project, waarbij verschillende partijen met verschillende belangen een rol spelen, zo’n tool en een Chief Collaboration Officer”, zegt Bieshaar. “We hebben te maken met veel technische professionals met veel inhoudelijke kennis. Af en toe kunnen de emoties hoog oplopen, of heb je de neiging om te escaleren naar hoger management om toch een besluit te krijgen. Dan heb je al een patstelling in je project verkregen.
Door uitgangspunten voor de samenwerking vooraf met elkaar te delen, kun je veel meer binnen het project oplossen. Je toetst namelijk een zienswijze van een van de partijen aan de gezamenlijke uitgangspunten. Overigens, kun je er dan nog steeds op uitkomen dat je een besluit moet voorleggen aan hoger management, maar dat is niet erg. Dan geldt: We agree to disagree. En dan is het voor beide partijen handig om uitsluitsel te krijgen. Net zoals je een vraag aan een onafhankelijke rechter kunt voorleggen omdat je een oordeel wilt.” Bieshaar zegt dat het wel wennen is voor sommige partijen om zo expliciet bij de manier van samenwerken stil te staan. “Maar eigenlijk ook o zo belangrijk. Technische kennis is voldoende aanwezig, maar het succes van het project hangt in grote mate af van de wijze waarop wordt samengewerkt. Waarom zou je dan niet tijd in je project inruimen om een veilige omgeving voor samenwerking te creëren, waarbij alle betrokkenen zich vrij voelen om vrijuit te spreken en er over en weer begrip en respect getoond wordt?”
Zeepkistsessies
“Verschillende partijen, belangen, culturen, manieren van werken, entiteiten”, somt Nezami op. “Als je elkaar niet kent en niet weet hoe de ander data verzamelt en welke kennis een partij in handen heeft, kun je simpelweg niet delen. Dat zit ook in heel simpele zaken: twee partijen die op verschillende manieren data verzamelen. Zodanig dat de begrippen niet overeenkomen. Dan moet je dus elkaars talen kennen of tot één taal willen komen als je wilt samenwerken. Zie het als verschillende bedrijven die je bij elkaar wilt voegen. Dat gaat ook niet zonder slag of stoot.”
Bieshaar constateert dat de wil tot samenwerking verschillende lagen heeft. “Van individu tot aan de projectgroep en zelfs tot aan het bedrijf. We begonnen in het MKS-project maar gewoonweg eens met elkaar te leren kennen. Via zeepkistsessies stelden we ons aan elkaar voor. Wat zijn je drijfveren? Wat vind je leuk? Wat zijn je doelen in het leven? Hoe kijk je tegen de samenwerking aan? Je weet dan in elk geval wie welke functie bekleedt in het project en wat zijn of haar achtergrond is. Ook hadden we free format-sessies. Een soort vraag-maar-raak -sessies. Dat waren belangrijke gereedschappen, omdat gaande het project verschillende mensen het project in- en uitgingen. Dan is het hard nodig om mensen kennis te laten maken en tijd te besteden aan de vraag of de samenwerking nog loopt.”
Vertrouwen opbouwen
Nezami zit in het laatste jaar van haar PhD-onderzoek. “Goed samenwerken bevordert het delen van data. Of het andersom ook zou kunnen: eerst data delen en dan gaan samenwerken? Ik denk het wel. Dat zijn meer open source-achtige projecten. Maar over het algemeen wil je toch eerst vertrouwen opbouwen voordat je data gaat delen. Het zou interessant zijn om vervolgonderzoek te doen naar hoe je dan in een project, als de uitgangspunten en het vertrouwen er zijn, daadwerkelijk overgaat tot het delen van data. Bijvoorbeeld op een cloudplatform specifiek voor het project.”
Maar dat vertrouwen de sleutel is tot samenwerking en het delen van data is volgens Bieshaar maar al te duidelijk. “Het klinkt logisch, maar dat je daar structureel tijd voor moet vrijmaken, is wel een eye opener. Onderschat dit niet.” Nezami: “Inderdaad, ruim tijd en geld in voor een facilitator van de samenwerking. Iemand die alleen de taak heeft om door alle partijen gedragen gezamenlijke uitgangspunten te verzamelen en die te bewaken. Dat is echt een meerwaarde.”
