Digitale transformatie en het uitbesteden van onderhoud
Hoe de infrabeheerders samen met de aannemers de informatie asymmetrie kunnen terugdringen
De infrastructuurbeheerders in Nederland besteden, over het algemeen, het onderhoud van hun assets voor het grootste deel uit aan gespecialiseerde onderhoudsaannemers. Ze zouden echter meer met hun aannemers moeten samenwerken om smart maintenance te kunnen realiseren. Daarmee kunnen organisaties het onderhoud van hun assets efficiënter uitvoeren. Onderzoek bij ProRail en Rijkswaterstaat laat zien hoe dat kan.
De digitale transformatie van onze wereld is in volle gang. Aangejaagd door technologische oplossingen zoals slimme sensoren, IoTs en big data analytics komen er steeds meer data en informatie beschikbaar om beter geïnformeerde beslissingen te kunnen nemen. Deze toename maakt organisaties en hun bedrijfsprocessen ‘slimmer’ en heeft onder andere geleid tot de introductie van het ‘smart maintenance’ concept.
Voor infrabeheerders is een belangrijke opgave om de juiste data te verzamelen uit de steeds grotere hoeveelheden data die beschikbaar komen, en deze data vervolgens te transformeren tot bruikbare informatie en deze processen over organisatiegrenzen heen te organiseren. Indien zij deze informatieverwerkingsprocessen – verzamelen van data en transformeren van data tot informatie – n iet effectief uitvoeren, krijgen organisaties in toenemende mate te maken met de informatie asymmetrie. Dus wordt het verschil steeds groter tussen de informatie die beschikbaar is en de informatie die organisaties nodig hebben om bijvoorbeeld beslissingen te nemen over onderhoud.
Informatie asymmetrie omvat twee elementen:
• ontbrekende informatie: de benodigde data zijn niet beschikbaar of niet toegankelijk voor de organisatie die er behoefte aan heeft (bijvoorbeeld: de data ligt bij derden);
• ongestructureerde informatie: de (door derden of zelf-) verzamelde informatie is nog niet voldoende gestructureerd waardoor men er niet mee tot inzichten kan komen.
Door meer te investeren in het verzamelen van of het toegang krijgen tot data kan men het probleem van ontbrekende informatie tenietdoen. Wanneer men te maken heeft met ongestructureerde informatie is het belangrijk om te investeren in data-analyse capaciteit en competenties, zodat men beter in staat is data te transformeren tot gestructureerde informatie. Samen zorgen deze twee investeringen ervoor dat de informatie asymmetrie verlaagd kan worden.
Onderzoek
Wanneer de informatieverwerkingsactiviteiten verspreid over verschillende organisaties plaatsvinden, is het belangrijk om hier goede afspraken over te maken en daar vervolgens op te sturen. De vraag is dan hoe contractuele en relationele mechanismen zijn in te zetten om informatieverwerking te bevorderen en te ondersteunen. Om hier meer inzicht in te krijgen hebben we een onderzoek uitgevoerd bij twee Nederlandse infrastructuurbeheerders die volop te maken hebben met de digitalisatie van hun onderhoudsprocessen: Rijkswaterstaat en ProRail. Waar Rijkswaterstaat voornamelijk bezig was met pilots ten behoeve van slimmer onderhoud ten tijde van ons onderzoek, was ProRail al met een landelijk project bezig waar men middels een DataLab data over het netwerk en de bijbehorende assets verwerkt tot bruikbare informatie.
Voor dit onderzoek hebben we bij beide organisaties gekeken naar een aantal lopende samenwerkingen tussen de infrastructuurbeheerders en hun onderhoudsaannemers. Bij Rijkswaterstaat hebben we ons gericht op samenwerking in districten waarin een pilot liep op het gebied van slimmer onderhoud en beheer van sluizencomplexen en gemalen. Bij Pro- Rail is gekozen voor een focus op de samenwerking in contractgebieden die een vergelijkbare geografie hadden als de districten van Rijkswaterstaat. Terwijl we binnen de twee organisaties weinig verschillen vonden tussen de onderzochte samenwerkingen, waren er wel grote verschillen wanneer Rijkswaterstaat als geheel werd vergeleken met ProRail (zie tabel).
| Ontbrekende Informatie | Ongestructureerde Informatie | ||||
| Definitie | De benodigde data is (nog) niet beschikbaar of toegankelijk voor de organisatie die er behoefte aan heeft (bijv.: omdat die data bij derden ligt). | De (door derden of zelf-) verzamelde informatie is nog niet (voldoende) gestructureerd waardoor er geen inzichten uit gehaald kunnen worden. | |||
| Rijkswaterstaat | Medium tot Hoog Benodigde onderhoudsdata ontbreekt volledig of mist belangrijke details.Veroorzaakt door:• Vage of onvolledige afspraken met aannemers;• Problemen met vaststellen van welke data nodig is. |
Laag Samenwerking van experts van beide partijen zorgt voor voldoende kennis.Gerealiseerd door:• De focus op samenwerking met aannemer te leggen;• Het vaststellen van een gemeenschappelijke interpretatie. |
|||
| ProRail | Laag Toegang tot benodigde onderhoudsdata is gewaarborgd.Gerealiseerd door:• Een sterke controle op het binnenhalen van data en informatie;• Duidelijke afspraken met aannemers te maken. |
Hoog Onvoldoende in-house kennis om onderhoudsdata te structureren.Veroorzaakt door:• Een sterke focus op eigen capaciteiten.• Een verificatie van inkomende data die onvoldoende is. |
|||
Gezamenlijk doel, open communicatie
Bij Rijkswaterstaat zagen we dat de nodige informatie nog deels ontbreekt, ondanks de expliciete afspraak dat aannemers alle data betreffende het onderhoud moeten delen. De contracten specificeerden echter niet duidelijk om welke data het dan precies gaat. Dient een aannemer bijvoorbeeld in een rapport de specifieke stappen te beschrijven die ondernomen zijn om het onderhoud uit te voeren of is de vermelding ‘is gedaan’ voldoende? De bonus/malus regelingen bleken ook niet effectief: voor aannemers bleek de boete vaak niet op te wegen tegen de inspanningen van het verzamelen van data en het delen ervan met Rijkswaterstaat. Wat betreft het transformeren van data zien we een positiever beeld. In het contract worden enkele basale afspraken gemaakt, bijvoorbeeld het organiseren van een regelmatig overleg, die een soort kader vormen waarbinnen de gezamenlijke transformatieactiviteiten plaatsvinden. Door een gezamenlijk doel op te stellen en open communicatie in te zetten zorgt Rijkswaterstaat ervoor dat aannemers binnen een dergelijk overleg gemotiveerd worden om mee te denken over welke data het beste zijn te transformeren en op welke manier.
Contractuele afspraken en handhaving
We zien dat binnen ProRail ook gebruik wordt gemaakt van contractuele afspraken om toegang tot de benodigde informatie te krijgen. Door duidelijk te specificeren waar deze informatie aan dient te voldoen krijgt ProRail daadwerkelijk toegang tot de benodigde informatie. Hoewel deze strakke contractuele afspraken ProRail helpen toegang te krijgen tot de benodigde informatie dwingt deze strikte controle ProRail ook om deze afspraken consequent te handhaven. De afspraken focussen op de behoefte van ProRail en niet op een mogelijke gezamenlijke behoefte, waardoor het delen van data als een verplichting voelt voor aannemers die alleen waarde voor ProRail creëert. Ook bij de transformatieactiviteiten leunt ProRail voornamelijk op contractuele afspraken die specifieke transformatietaken voor aannemers voorschrijven. Er zijn echter weinig gezamenlijke transformatieactiviteiten gedefinieerd, waardoor de aannemer buiten de gedefinieerde taken niet gemotiveerd is om bij te dragen aan het transformeren van data. Bovendien is het nodige wantrouwen te bespeuren tussen beide partijen over de juistheid van getransformeerde data aangeleverd door de aannemer.
Regierol
De bevindingen hebben we in de tabel samengevoegd waarmee we een vergelijking tussen beide organisaties kunnen maken. Uit deze tabel kunnen we concluderen dat Rijkswaterstaat door hun sterke focus op relationele mechanismen ervoor heeft kunnen zorgen dat hun transformatieactiviteiten op een effectieve manier gecoördineerd worden binnen de samenwerkingen met de aannemers. Rijkswaterstaat heeft echter wel te maken met ontbrekende informatie door de ineffectieve manier waarop zij contractuele afspraken benut. ProRail daarentegen blijkt door hun effectieve contractuele afspraken juist goed in staat te zijn data binnen te halen. Voor het transformeren van data lijkt deze aanpak echter niet voldoende.
Op basis van deze inzichten kunnen we concluderen dat contractuele en relationele mechanismen de twee informatieverwerkingsprocessen op verschillende manieren beïnvloeden. Om de juiste en benodigde informatie te bemachtigen is het belangrijk om als infrastructuurbeheerder een regierol aan te nemen door middel van duidelijke contractuele afspraken die ook opgevolgd worden. De relationele mechanismen spelen hierbij een ondersteunende rol door een extra dimensie te geven aan de ‘harde’ afspraken en om vertrouwen te creëren. Voor het transformeren van informatie is juist een coördinerende rol van de infrastructuurbeheerders vereist. Deze rol kan worden gerealiseerd aan de hand van relationele mechanismen zoals het opzetten en nastreven van een gezamenlijk doel met open communicatie tussen de samenwerkende partijen. Contractuele mechanismen spelen hier een kleinere rol en zijn vooral nodig om de kaders van de samenwerking aan te geven.
Dit onderzoek is onderdeel van het LONGA VIA-project dat drie jaar geleden is opgestart door onderzoekers van Tilburg University en wordt ondersteund door NGinfra en vijf infrastructuurbeheerders: Alliander, Havenbedrijf Rotterdam, ProRail, Rijkswaterstaat en Vitens. Het doel van dit project is om de bedrijfseconomische en juridische barrières te onderzoeken die de grootschalige toepassing van data-gedreven innovaties en het delen van data verhinderen. De schrijver van dit artikel, Tom Aben, is de hoofdonderzoeker voor het bedrijfseconomische deelproject en wordt daarbij ondersteund door prof. Wendy van der Valk en prof. Henk Akkermans. Brenda Espinosa is de hoofdonderzoeker voor het juridische deelproject en wordt daarbij ondersteund door prof. Saskia Lavrijssen (tevens projectleider van LONGA VIA) en prof. Martijn Groenleer.
