Omgaan met onzekerheden zijn we niet gewend
Onderzoek levert nieuwe handvatten op voor samenwerking
Bij het onderzoek Design to Manage Interconnected Infrastructures bekijken universitair docent Mark de Bruijne en PhD-kandidaat Oddrun Røsok hoe infrabeheerders hun belangen beter kunnen borgen als ze samen optrekken. Het vier jaar durende onderzoek is een rondgang langs terreinen als risicomanagement, projectmanagement en het omgaan met onzekerheden.
De Bruijne schetst eerst het beeld van een Nederland waarin veel infrastructuren elkaar kruisen. ‘De nadruk ligt vaak op het aanleggen van nieuwe infrastructuur en hoe dat beter en goedkoper kan. Maar daar komt, vanwege de postzegel die Nederland is, een keer een eind aan. Want als je telkens wat bijbouwt, nemen de beheerskosten ook toe.’ Daarmee heeft de universitair docent meteen een dilemma te pakken. ‘Namelijk, als je niet genoeg bouwt, ga je niet mee met de tijd. In essentie is dat de grote vraag voor de infrabeheerder; het is zonde voor de maatschappij om te veel geld uit te geven, maar je wilt wel met de ontwikkelingen in diezelfde maatschappij meegaan.’
Fundamentele keuzes
Bij dergelijke keuzes kruisen de wegen van infrabeheerders elkaar vaker en vaker. ‘Als we bijvoorbeeld een gebied op de schop nemen, dan moeten we van elkaar als infrabeheerders weten welke uitgangspunten we hanteren; voor het ontwerp van de infrastructuur en voor de keuzes over beheer en onderhoud. Je moet uit je eigen silo breken en over de schutting kijken, zodat je samen fundamentele keuzes maakt. En die keuzes zijn altijd met onzekerheden omgeven, omdat je niet exact weet wat de toekomst brengt. Je moet daarom het gesprek aangaan over wat je niet weet en wat de onzekerheden voor jou als infrabeheerder zijn. Bijvoorbeeld over klimaatrisico’s en hoe deze zich gaan manifesteren.’ Dat is de infrawereld nog niet gewoon, stelt De Bruijne. ‘We hebben de neiging om zekerheden te willen en die zekerheid willen we uitstralen. Bijvoorbeeld tijdens projecten, maar ook richting beleidsmakers en de politiek. Het is een uitdaging om de dingen aan te geven die we niet weten.’
Duik in de literatuur
PhD-onderzoeker Oddrun Røsok uit Noorwegen trad voor dit onderzoek in september 2018 aan bij de TU Delft. Het eerste wat ze deed was een diepe duik in de literatuur over risicomanagement, het management van onzekerheden en projectmanagement. ‘In die literatuur wordt vaak uitgegaan van het structureren van risico’s en de stappen die je neemt in projecten. Hooguit heeft men het over risico’s en hoe je daarmee om moet gaan, maar een risico is wat anders dan een onzekerheid. Een risico kun je zien aankomen en daar kun je maatregelen voor treffen, maar dat kan niet bij onzekerheden. Hoe we onzekerheden managen is nog weinig onderzocht. Dat is dus ook de focus van dit onderzoek.’
Het literatuuronderzoek is het fundament, zegt Røsok. Daarbij stuitte ze nu al op interessante begrippen: ‘Uncoupling en practical drift. Je kunt met procedures voor projectmanagement tijdens samenwerkingen zo ver gaan dat je alles tot in detail hebt omschreven, maar hoe werkt dat in de praktijk? Hoe verhouden daadwerkelijke processen in de praktijk zich tot procedures? In de loop der tijd zullen centraal ontwikkelde, maar lokaal onwerkbare procedures het verliezen van praktische handelingen als ogenschijnlijk niemand daar last van heeft. Langzaamaan raakt lokaal efficiënt gedrag geaccepteerd. Ik onderzoek of en hoe deze processen het management van onzekerheid raakt bij gezamenlijke infrastructuurvervangingsprojecten.’
Normalisatie van afwijkingen
Een derde begrip dat Røsok tegenkwam is de normalisatie van de afwijkingen. ‘Dat is een concept van de Amerikaanse socioloog Diane Vaughan die het verongelukken van de spaceshuttle Challenger onderzocht. Zij kwam erachter dat een verziekte werksfeer bij NASA leidde tot het accepteren van afwijkingen.’ De spaceshuttle verongelukte door een fout met een rubberen afsluitring tussen de twee onderdelen van de rechterstuwraket. Een rapport concludeerde echter dat dit technische defect niet op zichzelf stond. Dat het ongeluk überhaupt had kunnen gebeuren, lag aan de wijze van werken binnen NASA. Experts hadden er al jarenlang op gewezen dat de ringen onbetrouwbaar waren, maar NASA had niets gedaan om dit te corrigeren. Sterker nog, ze hadden lanceringen gewoon door laten gaan, terwijl ingenieurs van de fabrikant van de stuwraketten dit sterk hadden afgeraden. Røsok: ‘Langzaam maar zeker werd door medewerkers van de procedures afgeweken en deze afwijking werd normaal. Tot het punt dat medewerkers zelfs niet meer wisten dat ze afweken een regel. Dat heeft veel te maken met de cultuur van de samenwerking en de complexiteit van een project.’
Integrale leidingentunnel Parallel aan het literatuuronderzoek legde Røsok
via NGinfra contact met netwerkbeheerder Alliander. ‘Om te kijken hoe de managers van Alliander in de praktijk met onzekerheden tijdens de aanleg van de integrale leidingentunnel aan de Mahlerlaan in Amsterdam omgingen, een project dat in 2005 werd afgerond.’ Deze leidingentunnel ligt vol kabels en leidingen. Elektriciteit, waterleiding, gas, rioleringsbuizen en stadsverwarming, het loopt allemaal door één tunnelbuis. Uiteindelijk bleek dat er in de leidingentunnel onvoldoende ruimte was. Dat had te maken met de dikte en stijfheid van kabels waar te weinig rekening mee was gehouden. ‘Omdat het jaren geleden is, kunnen we wat vrijer kijken naar de lessen die we uit het verloop van dat project kunnen trekken. Bedoeling is nooit om een zondebok aan te wijzen, maar om te leren over hoe onzekerheden werden gemanaged tijdens het project. We willen juist leren van de ervaringen.’ Daar is Røsok nog volop mee bezig.
Deel uitmaken van het team
Dat is nog niet alles. Ze wil ook een gezamenlijk infrastructureel project van het vliegveld in Bergen in haar vaderland Noorwegen onder de loep nemen en de omgang met onzekerheden vergelijken met de werkwijze in Nederland. Het project in Bergen betrof de aanleg van een tramstation, naast een van de luchthaventerminals. Ze zoekt nog naar een casus in Nederland. Richting het eind van haar PhD-onderzoek zou Røsok de kennis en lessen over het managen van onzekerheden tijdens gezamenlijke infrastructuurprojecten graag in de praktijk brengen. ‘Ik zou dan deel willen uitmaken van een projectteam en met hen mijn opgedane kennis over het omgaan met onzekerheden willen toepassen. Die manier van onderzoeken heet action research, maar ik zoek nog naar een geschikt project. Corona maakt die zoektocht niet gemakkelijk. Mochten de infrabeheerders aangesloten bij NGinfra een gezamenlijk vervangingsproject voor me hebben waarin ik kan meedraaien, dan houd ik me aanbevolen. ‘ Røsok is bereikbaar via
o.p.rosok@tudelft.nl.
Dicht op de huid
Røsok gaat na al dat werk aan de slag om concrete handvatten en richtlijnen te ontwikkelen voor gezamenlijke infraprojecten. Die maken dat partijen binnen NGinfra die samen optrekken een soort leidraad voor het managen van onzekerheid hebben. De Bruijne: ‘Dit onderzoek zit in feite heel dicht op de huid van de infrabeheerders om te kijken wat er in projecten gebeurt. Daarbij willen we samen met de betrokken infrabeheerders in een lerende modus terechtkomen. Het gaat over hoe je het gesprek aangaat over risico’s, maar vooral over onzekerheden.’ Dat geeft heel concreet samenwerking in de praktijk vorm; een praktijk waarin de paden van infrabeheerders elkaar meer en meer kruisen. ‘Uiteindelijk wil je naar een Nederland toe waarin infrabeheerders meer met elkaar in gesprek gaan en plannen voor de komende 1, 2, 3, 5 en zelfs 10 jaar met elkaar delen, zodat deze op elkaar ingrijpen en – als dat mogelijk is – e lkaar versterken. Af en toe gebeurt dat al wel, maar nog lang niet structureel. Dat heeft ook te maken met dat we het moeilijk vinden om onzekerheden te delen. We moeten in de wereld van infrastructuur vaker durven te zeggen wat we niet weten.’
